Agendamentos (Agendamento de Eventos)
Crie e configure agendas para a IA agendar, remarcar e cancelar eventos seguindo regras definidas.
Agendamentos
Use agendas para organizar horários e permitir que a IA faça agendamentos, remarcações e cancelamentos automaticamente.
Dá para criar múltiplas agendas, alternar entre Calendário e Agendamentos, abrir Configurações da agenda e Exportar agenda.
Quando o recurso ainda não está disponível, aparece a opção Instalar Agendamento (ou o aviso para escolher um plano).
Resumo rápido
- Se ainda não estiver disponível, clique em Instalar Agendamento.
- Clique em Nova agenda para criar uma agenda.
- No modal Nova Agenda, preencha Nome, Duração dos eventos (minutos) e o Máximo de agendamentos por horário.
- Defina Disponibilidade com Adicionar Regra de Disponibilidade e, se precisar, bloqueie dias/horários em Adicionar regras de indisponibilidade.
- Salve em Salvar (ou Salvar alterações).
- Selecione a agenda pelas abas e use Exportar agenda quando precisar.
Resultado esperado: Agenda criada/ajustada e pronta para receber novos agendamentos (se estiver Ativa).
Antes de começar
Permissões
- Quando o perfil for de atendente, a ação Nova agenda pode ficar indisponível sem a permissão de agendamento_eventos.
- Quando o perfil for de atendente, Configurações da agenda pode ficar indisponível sem a permissão de agendas_de_eventos.
Configurações necessárias
- Quando aparecer o aviso "Atenção: é necessário selecionar um plano para instalar a agenda.", selecionar um plano antes de instalar.
Dados necessários
- Para criar agenda: preencher pelo menos o Nome e valores numéricos básicos (duração e limite por horário).
O que aparece e para que serve
- Abas com nomes de agendas: Use as abas (botões com o nome da agenda) para trocar a agenda ativa.
Quando não existir nenhuma, aparece Sem agendas. - Botões principais: - Nova agenda: cria uma agenda nova.
- Configurações da agenda: abre Editar Agenda da agenda selecionada.
- Exportar agenda: gera um arquivo com os agendamentos da agenda selecionada. - Troca de visualização: Use o seletor com Calendário / Agendamentos para alternar:
- Calendário: visão por dia/horários.
- Agendamentos: lista com colunas ID, Nome Cliente, Dia / Horario do Evento e Resumo. - Avisos: Quando a agenda estiver desativada, aparece:
Atenção: A agenda "(nome)" está desativada e não poderá receber novos agendamentos. - Ajuda: Use o link Wiki com o texto "Leia a documentação de Agendamentos" quando precisar de mais detalhes.
Também pode aparecer ajuda em vídeo com o título "Agendamento de Eventos".
Como criar e usar uma agenda
Instalar o recurso (se aparecer a introdução)
- Clique em Instalar Agendamento.
- Se aparecer "Atenção: é necessário selecionar um plano para instalar a agenda.", clique em Ir para planos e selecione um plano.
Criar uma agenda
Clique em Nova agenda.
No modal, confirme se o título está como Nova Agenda.
Preencher os ajustes principais
Em Ajustes:
- Marque Ativa como Sim quando a agenda puder receber novos agendamentos.
- Preencha Nome.
- Defina Duração dos eventos (minutos).
- Defina Máximo de agendamentos por horário.
Configurar lembretes (opcional)
Em Enviar lembrete ao cliente:
- Preencha o número e selecione minutos, horas ou dias.
- Use Adicionar lembrete quando precisar de um segundo lembrete.
- Use 0 para desativar.
Definir quando a IA usa a agenda (opcional)
Preencha:
- Quando a IA deverá acionar a agenda: descreva as situações.
- Base de conhecimento: coloque regras e exigências só do agendamento.
Definir horários disponíveis e bloqueios
Em Disponibilidade:
- Em Adicionar Regra de Disponibilidade, descreva os horários e clique em Adicionar horarios.
- Para bloquear datas/horários, preencha Nome do bloqueio e Adicionar regras de indisponibilidade, depois clique em Adicionar horários.
- Ajuste Bloquear feriados nacionais para Bloquear ou Permitir.
Salvar
Clique em Salvar (ou Salvar alterações).
Para sair sem salvar, clique em Fechar.
Acompanhar e exportar
- Troque entre Calendário e Agendamentos no seletor.
- Para baixar um arquivo, clique em Exportar agenda (fica desabilitado quando não existe agenda selecionada).
Campos principais da agenda
Ativa
edit_notecheckboxDescrição: Deixe como Sim para permitir novos agendamentos.
Mude para Não quando a agenda não puder receber novos horários.
Regras/validações: Quando estiver desativada, aparece o aviso: "Os agendamentos na agenda serão preservados, porém não será possível adicionar novos".
Exemplos: - Sim (agenda em funcionamento)
- Não (agenda temporariamente parada)
Nome
edit_notetextoDescrição: Use um nome fácil para identificar a agenda.
Regras/validações: Quando ficar vazio, aparece: "Informe o nome".
Placeholder: "Ex: Agenda Dr. Lucas".
Exemplos: - Agenda Dr. Lucas
- Agenda Oftalmologia
Duração dos eventos (minutos)
edit_notenúmeroValor padrão: 30
Descrição: Define o tamanho de cada horário e os intervalos ao longo do dia.
Regras/validações: Quando não preencher, aparece: "Informe a duração".
Placeholder: "30".
Exemplos: - 30
- 60
Máximo de agendamentos por horário
edit_notenúmeroValor padrão: 1
Descrição: Define quantos compromissos cabem no mesmo horário.
Regras/validações: Mínimo 1.
Quando o valor for menor que 1, aparece: "Informe um limite válido".
Placeholder: "1".
Exemplos: - 1 (um cliente por horário)
- 2 (até dois clientes no mesmo horário)
Enviar lembrete ao cliente
edit_notenúmero + seleçãoDescrição: Define com quanto tempo de antecedência mandar lembrete.
Use Adicionar lembrete para criar mais um (no máximo 2).
Regras/validações: Texto de apoio: "Mínimo de 10 minutos." e "Coloque "0" para desativar".
O lembrete não pode ser negativo (se for, aparece: "O lembrete não pode ser negativo.").
Unidades disponíveis: minutos, horas, dias.
Exemplos: - 10 minutos
- 1 dia
Quando a IA deverá acionar a agenda
edit_notetexto longoDescrição: Descreva em quais situações oferecer opções de agendamento ao cliente.
Use frases simples, como exemplos do próprio campo.
Regras/validações: Placeholder: "Ex: Quando solicitarem uma consulta com o doutor Lucas ou da área de Oftamologica.".
Exemplos: - Quando mencionarem “quero marcar uma consulta”.
- Quando pedirem “um horário” ou “remarcar”.
Base de conhecimento
edit_notetexto longoDescrição: Escreva regras e exigências do processo de agendamento.
Dica exibida no ícone de ajuda: usar este campo exclusivamente para orientar o agendamento e colocar requisitos como documentos, condições e validações.
Regras/validações: Placeholder: "Ex. Somente aceite o agendamento se o cliente possuir plano de saúde.".
Exemplos: - Confirmar nome e documento antes de agendar.
- Só agendar quando existir convênio válido.
Adicionar Regra de Disponibilidade
edit_notetexto longoDescrição: Descreva horários/dias disponíveis e clique em Adicionar horarios para incluir na lista.
Regras/validações: O botão Adicionar horarios fica desabilitado quando não há texto.
Placeholder: "Ex.: Seg a Sex, 08h às 12h e 14h às 18h".
Exemplos: - Seg a Sex, 08h às 12h e 14h às 18h
- Sáb, 09h às 12h
Nome do bloqueio
edit_notetextoDescrição: Dê um nome para explicar o motivo do bloqueio (ex.: feriado, treinamento).
Regras/validações: Placeholder: "Ex: Feriado nacional".
O botão de adicionar bloqueio pode ficar desabilitado quando este nome estiver vazio.
Exemplos: - Feriado nacional
- Reunião interna
Adicionar regras de indisponibilidade
edit_notetextoDescrição: Descreva um dia/horário que não pode receber agendamento e clique em Adicionar horários.
Regras/validações: Placeholder: "Ex: Todo dia 7 de setembro".
O botão Adicionar horários fica desabilitado quando Nome do bloqueio não estiver preenchido.
Exemplos: - Todo dia 7 de setembro
- 25/12 o dia todo
Bloquear feriados nacionais
edit_notecheckboxValor padrão: Bloquear
Descrição: Define se feriados nacionais entram como indisponíveis automaticamente.
O rótulo muda entre Bloquear e Permitir.
Regras/validações: Sem validação exibida.
Exemplos: - Bloquear (não agenda em feriados)
- Permitir (agenda também em feriados)
Criar link do Google Meet automaticamente
edit_notecheckboxDescrição: Ative para criar link do Google Meet automaticamente.
Este item aparece quando o Google Calendar está conectado e a agenda está em modo Editar Agenda.
Regras/validações: A conexão mostra "Conectado como (email)" quando estiver ativa.
Exemplos: - Marcado (cria link automaticamente)
- Desmarcado (não cria link automaticamente)
Regras e detalhes que evitam erro
- Quando a agenda estiver desativada, aparece: "A agenda "(nome)" está desativada e não poderá receber novos agendamentos."
- Em Máximo de agendamentos por horário, use 1 ou mais; valores menores mostram "Informe um limite válido".
- Em Enviar lembrete ao cliente, use 0 para desativar e evite valores negativos (pode aparecer "O lembrete não pode ser negativo.").
- O botão Adicionar lembrete permite chegar a no máximo 2 lembretes.
- Em Adicionar Regra de Disponibilidade, o botão Adicionar horarios só funciona quando existir texto preenchido.
- Para usar Google Calendar, primeiro salvar a agenda; na criação aparece: "Você poderá conectar ao Google Calendar e gerar links do Google Meet após salvar a agenda."
- Ao clicar em Remover agenda, aparece a confirmação: "Todos os agendamentos vinculados serão excluídos."
Problemas comuns
Causa provável: Perfil de atendente sem permissão de agendamento.
Como corrigir: Use um perfil com permissão para criar agenda.
Quando for atendente, conferir se existe permissão para agendamento_eventos.
Como confirmar: O botão Nova agenda fica disponível e abre o modal Nova Agenda.
Causa provável: Não existe um plano selecionado para permitir a instalação.
Como corrigir: Clique em Ir para planos e selecione um plano.
Depois, volte e clique em Instalar Agendamento.
Como confirmar: Após instalar, aparece a lista de agendas e o botão Nova agenda.
Causa provável: Campo obrigatório vazio ou valor inválido.
Como corrigir: Preencha os campos marcados com erro:
- Nome (erro: "Informe o nome")
- Duração dos eventos (minutos) (erro: "Informe a duração")
- Máximo de agendamentos por horário (erro: "Informe um limite válido")
Como confirmar: As mensagens de erro somem e o botão Salvar conclui sem alertas de erro.
Causa provável: Tentativa de conectar antes de salvar a agenda (modo Nova Agenda).
Como corrigir: Clique em Salvar.
Depois, abra Configurações da agenda (modo Editar Agenda) e clique em Conectar Google Calendar.
Como confirmar: A conexão mostra "Conectado como (email)" e aparece a opção Criar link do Google Meet automaticamente.
Causa provável: Agenda não selecionada ou erro no carregamento/exportação.
Como corrigir: Selecione uma agenda (clique em uma aba com nome).
Depois, clique em Exportar agenda e aguarde.
Se aparecer erro, tente novamente mais tarde.
Como confirmar: Aparece o alerta "Exportação da agenda gerada com sucesso." e o arquivo é baixado.
Termos que aparecem e o que significam
- Agenda: Conjunto de regras e horários para marcar eventos.
Exemplo prático: "Agenda Dr. Lucas". - Agendamentos: Lista de marcações feitas, com ID, Nome Cliente, Dia / Horario do Evento e Resumo.
- Disponibilidade: Horários/dias em que a agenda pode receber marcações.
Exemplo: "Seg a Sex, 08h às 12h e 14h às 18h". - Indisponibilidade: Bloqueios (dias/horários que não podem receber marcações), com Nome do bloqueio e uma descrição.
- Exportar agenda: Gera um arquivo com os agendamentos da agenda selecionada.